Huishoudelijk Reglement

Geplaatst op 7-2-2016
Laatste wijziging: 7-2-2016

Link

Huishoudelijk Reglement van de Honda 4-takt bromfietsen Vereniging Nederland

1. Het Huishoudelijk Reglement (HR)
Het HR mag niet afwijken van de Nederlandse Wet en van de Statuten van de Honda 4-takt bromfietsen Vereniging Nederland (HVN).

2. Wijziging van het HR
Het wijzigen van het HR kan alleen na goedkeuring van de Algemene Leden Vergadering (ALV). Conform art. 16.3. van de statuten beslist het lot met kop of munt indien er niet tot een besluit kan worden gekomen of als het 50/50 is. De voorzitter van de vergadering doet de tossing.

3. Verkrijgen lidmaatschap (art. 4.2)
De persoon die zich aanmeldt als lid, is pas lid als het inschrijfformulier volledig ingevuld is ingeleverd en de verschuldigde contributie is overgemaakt.

4. Beëindiging lidmaatschap (art. 5)
Het niet overmaken van contributie leidt ertoe dat het lidmaatschap automatisch beëindigd wordt (5.1.3).

5. Erelidmaatschap
Leden van de HVN kunnen andere leden met bijzondere verdiensten bij het bestuur voordragen om door de ALV het erelidmaatschap toegekend te krijgen.
Erelidmaatschap betekent:
• zo lang als een bestuursfunctie is bekleed, tenzij anders bepaald;
• Betaaldt geen contributie gedurende deze periode;
• Is volwaardig lid.

6.1 Voorstellen ter behandeling in de ALV (art. 16.4.)
Voorstellen ter behandeling in de ALV dienten schriftelijk en uiterlijk 1 week van te voren bij het bestuur aanwezig te zijn. Een amendement dient tijdens de ALV bij ieder aanwezig lid bekend te zijn. Stukken worden inzichtelijk gemaakt in het magazine of op de website.

6.2 Het schriftelijk verzoek voor een extra ledenvergadering (art. 13.4.)
Het schriftelijk verzoek voor een extra ledenvergadering dient 1/10 gedeelte van het aantal leden te bevatten die bevoegd zijn tot het uitbrengen van zijn of haar stem. Het bestuur oordeelt of het aantal voldoet aan 1/10 gedeelte van het totaal aantal leden en ereleden. Het bestuur legt hierover verantwoording af tijdens de eerstvolgende ledenvergadering.

6.3 Beroep gaan tegen de uitspraak van het bestuur inzake geschillen (art. 21)
Het in beroep gaan tegen de uitspraak van het bestuur inzake geschillen dient schriftelijk en aangetekend bij het bestuur te geschieden. Dit gebeurt op de eerst volgende ALV. Indien de urgentie het noodzakelijk maakt, kan het bestuur (of 1/10 van het totaal aantal leden, zie 5.2) een extra ledenvergadering uitroepen.

7.1 Evenementen
Onder evenementen worden alle activiteiten verstaan die worden georganiseerd door of namens de HVN. Deelname aan evenementen is ten allen tijde op eigen risico. Organisatoren dienen dit altijd duidelijk kenbaar te maken.

7.2. Legitimatie bij evenementen van de HVN
Bij elk evenement van de HVN dient men het volgende bescheiden bij zich te hebben:
• Enig wettelijk legitimatiebewijs;
• Een geldig lidmaatschapspas van de HVN;
• Het vignet van de HVN.

7.3 Deelname aan evenementen van de HVN
Om deel te kunnen nemen aan het evenement moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
• Men moet in het bezit zijn van zijn of haar lidmaatschapspas;
• Men moet in het bezit zijn van zijn of haar vignet;
• Men moet in het bezit zijn van een geldig rijvaardigheidsbewijs.

Bij het meerijden en/of deelnemen aan evenementen is een meerijd(st)er op hetzelfde voertuig toegestaan. Indien men gebruik wil maken van wegen die niet bestemd zijn voor het voertuig dat gebruikt wordt voor dat evenement, dient men toestemming te hebben van het wettelijk gezag (art 3.2.d.). Er dient begeleiding aanwezig te zijn om voorkomende (mogelijk) gevaarlijke situaties voldoende en adequaat te kunnen begeleiden. Meerijden is toegestaan met voertuigen zoals omschreven op de lijst op de HVN site, onder het kopje 'Toegestane Modellen'.

7.4 Gelden
De HVN heeft in haar begroting rekening gehouden met evenementen die door haar leden worden georganiseerd. Om aanspraak te kunnen maken op deze gelden moet aan de gestelde eisen conform art 7 en 12 van het HR worden voldaan:
• Een plan van aanpak (PvA) hebben;
• De instemming hebben van het bestuur;
• Na het evenement moet er verantwoording worden afgelegd over de gemaakte kosten bij het bestuur.

8. HVN Magazine (art. 3.2.b.)
Het magazine wordt 1 maal per kwartaal uitgegeven. Een extra of speciale editie is mogelijk indien het bestuur dit noodzakelijk acht. Nabestelling is mogelijk. Hiervoor worden wel de te maken kosten in rekening gebracht. Het magazine wordt verzonden aan (ere)leden en adverteerders.

9. Adverteerders/sponsoren
De HVN kan adverteerders aannemen in het clubblad te adverteren. Deze kunnen tegen vooraf vastgestelde kosten een advertentie laten plaatsen in of op het magazine. Verder hebben zij recht op een banner op het HVN messageboard. Adverteerders zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van een advertentie en juiste gegevens. Facturatie gebeurt na plaatsing van de advertentie. Indien een adverteerder niet voldoet aan het vastgestelde bedrag, zal automatisch het plaatsen in volgende magazines worden opgeschort tot aan de betalingsverplichting is voldaan. Waar mogelijk kunnen adverteerders kiezen vooruitgebreidere advertenties op binnenblad of achterkant. Indien meer dan 1 adverteerder interesse heeft, zal HVN voor een roulatieschema zorgen en de adverteerders daarover informeren. Adverteerders hebben recht op 5 magazines waarin zij geadverteerd hebben, de HVN draagt er zorg voor dat deze bij de adverteerders terecht komen. Indien van normale magazines wordt afgeweken waarvoor speciale afspraken gelden, worden adverteerders daar vooraf in gekend. Contactpersoon voor de adverteerders is in beginsel de PR functionaris, indien deze niet beschikbaar is, wordt is deze taak de verantwoordelijkheid van een ander bestuurslid. De adverteerders moeten weten wie hun contactpersoon is.

10.1 Bestuursvergaderingen
Aan bestuursvergaderingen wordt deelgenomen door leden van het bestuur. Derden kunnen alleen worden uitgenodigd op verzoek van de voorzitter.

10.2 Taken en bevoegdheden bestuur
Het bestuur bestaat uit een Voorzitter, Secretaris, Penningmeester en een aantal bestuursleden met stemrecht en daadwerkelijk als lid aangesteld door de ALV (statuten art. 9 spreekt over een oneven aantal van minimaal 3). Hun taak is er zorg voor te dragen dat de HVN op fatsoenlijke wijze bestuurd wordt en dat de taken die HVN van oudsher vervuld uitgevoerd worden, ongeacht welke post een bestuurslid bezet danwel of er vacatures bestaan. Binnen de HVN bestaat een aantal functies die door functionarissen vervuld kunnen worden zonder dat deze tot het bestuur behoren. Voor hun taken, acties en verantwoordelijkheden is een bestuurslid verantwoordelijk en aanspreekpunt. De functionarissen leggen verantwoordelijkheid af aan het bestuur en informeren het bestuur uit zichzelf over de situatie, knelpunten, budget en alles wat nodig is om de HVN goed te kunnen laten functioneren. De bestuursleden zorgen dat de voorzitter op hoofdlijnen geïnformeerd blijft over hun taken en verantwoordelijkheden en actualiteiten, al dan niet volgens bestaande of op te zetten draaiboeken, budgetten en deadlines.

10.3 Voorzitter
De verantwoordelijkheid van de voorzitter is het voorzitten van de bestuursvergaderingen en Ledenvergaderingen. De voorzitter vertegenwoordigt de HVN of het bestuur in die gevallen waar dat noodzakelijk is. De voorzitter bewaakt de actiepunten en besluiten uit de vergaderingen. De voorzitter houdt overzicht over de activiteiten van de vereniging. De bestuursleden en functionarissen zorgen dat de voorzitter geïnformeerd blijft over hun voortgang.

10.4 Secretaris/ledenadministratie
De secretaris zorgt ervoor dat de ledenadministratie op orde is. De uitvoering van deze taak kan gedelegeerd worden aan een functionaris voor de ledenadministratie. De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda’s voor de vergaderingen en voor de verspreiding ervan. De secretaris is ook verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen met daarin de besluiten en uit te voeren acties en de verzending ervan. Dit laat onverlet dat ook door een ander genotuleerd kan worden. De notulen en agenda’s behoren tot de inventaris van de HVN. De ledenadministratie wordt als verzendlijst voor het HVN magazine gebruikt en dient daarvoor actueel (lid heeft contributie betaald) te zijn. De ledenadministratie behoort tot de inventaris van de HVN.

10.5 Penningmeester
De penningmeester is verantwoordelijk voor de penningen in het algemeen. De penningmeester is betalingsbevoegd voor de uitgaven van de vereniging. Ook is deze verantwoordelijk voor inning van de contributie en advertentie inkomsten. Hij is verantwoordelijk voor het opstellen van een overzicht van inkomsten en uitgaven waaruit het financiële beleid van een afgelopen jaar blijkt. De penningmeester informeert uit zichzelf het bestuur regelmatig over de financiële staat van de HVN. De financiële verslagen horen bij de inventaris van de HVN. Ten minste 1 maal per jaar dient de penningmeester ervoor te zorgen dat de contributie op een algemene ledenvergadering ter sprake komt. Er moet dan worden afgewogen of de contributiegelden dienen te worden verhoogd, verlaagd of te worden gehandhaafd voor het aankomende jaar. Hierbij moet worden gelet op de kostenstijging van de meest zwaarwegende lasten.

10.6 Evenementenfunctionaris
De evenementen functionaris is verantwoordelijk voor het organiseren van diverse evenementen. Daarvan is de jaarlijkse Hondadag de belangrijkste, maar ook de nieuwjaarsborrel, brommerpull en beurzen vallen onder zijn verantwoordelijkheid. Hij kan zich laten ondersteunen door bestuursleden en vrijwilligers (o.a. standbemanning, rittenbegeleiding, overig). Voor een evenement dient een draaiboek opgesteld te worden. (Budget, benodigdheden, vergunningen, locaties, steun van andere organisaties, tijdbalk, etc ) Dat kan een bestaand draaiboek zijn waarin de details voor elk jaar of elke editie apart bepaald worden. De evenementenman geeft regelmatig aan hoever hij is met voorbereidingen volgens het draaiboek en geeft eventuele knelpunten tijdig aan. Ook geeft hij/zij vooraf aan waar hij wil of moet afwijken van het draaiboek. Elk (groter) evenement wordt nadien geëvalueerd door het bestuur en waar nodig worden ervaring aan het draaiboek toegevoegd. De draaiboeken horen bij de HVN inventaris.

10.7 PR-functionaris
De PR functionaris houdt zich bezig met het promoten en vertegenwoordigen van de HVN en haar activiteiten (o.a. Evenementen) in het algemeen. Specifieke zaken kunnen ook door de Voorzitter of Evenementenfunctionaris worden gedaan. De PR functionaris onderhoudt de vaste contacten met adverteerders of andere sponsoren en faciliterende instanties. Hij probeert deze zsm minimaal 1x lijfelijk te bezoeken zodat men weet wie het gezicht van de HVN is. De PR functionaris bewaakt de afspraken met de adverteerders en het nakomen ervan door de HVN.

10.8 Redactie
De redactie is verantwoordelijk voor het verschijnen van het HVN magazine. De redactie zorgt ervoor dat zij tijdig weet welke adverteerders in het magazine geplaatst moeten worden en informeren zelf actief bij PR of de VZ of er afwijkende wensen zijn bij adverteerders zoals advertenties op achterkanten e.d. Verder is de redactie verantwoordelijk voor de vulling van het magazine en bewaakt de inhoud ervan. De inhoud kan in de breedte variëren, maar sluit aan bij de ledendoelgroep. Zij kan artikelen plaatsen die door anderen geschreven zijn en draagt er zelf zorg voor dat eventueel anderszins voldoende kopij per magazine aanwezig is. Dat betekent dat zij zelf actief bij vaste schrijvers informeert of zij hun rubriek weer kunnen invullen. De redactie bewaakt de deadlines en houdt contact met de drukker. De redactie is ook verantwoordelijk voor het (tijdig) verzenden van het magazine aan de leden.

10.9 Internetfunctionaris
De HVN heeft een website en messageboard. Deze dienen onderhouden te worden, up to date en werkend en bereikbaar te zijn zowel inhoudelijk als qua techniek. De internetfunctionaris zoekt naar de meest stabiele en betaalbare opties (niet noodzakelijk de duurste of goedkoopste), laat zich door bestuur en functionarissen informeren over de (actuele) inhoud en wensen en kan administrators en moderators aanstellen voor het messageboard, waar nodig in overleg met het bestuur. Social media (zoals Facebook, maar ook bijv. het forum) is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het gehele bestuur.

11. Vrijwilligers
De HVN kan er voor kiezen om bij de uitvoering van haar taken zich bij te laten staan door vrijwilligers. Vrijwilligers worden door het bestuur aangesteld. Van vrijwilligers is duidelijk wat hun taak is bij welk evenement en welk bestuurs- of commissielid verantwoordelijk voor ze is. Vrijwilligers kunnen geen aanspraak maken op vergoedingen. De HVN kan besluiten om kosten als entree of verteer te vergoeden. Vrijwilligers dienen zich te realiseren dat zij als vrijwilliger de HVN vertegenwoordigen en zich daarnaar behoren op te stellen.

12. Kascommissie
Jaarlijks wordt een kascommissie samengesteld om de rapportage door de penningmeester over de financiën van de HVN te bekijken en de Ledenvergadering verslag te doen over haar bevindingen.
 

Voorstel aanpassing HR:
Kascommissie:
De kascommissie is een speciale commissie die de boekhouding controleert. Om belangenverstrengeling te voorkomen bestaat de commissie uit twee onafhankelijke HVN leden:
- HVN bestuursleden mogen niet actief zijn in de kascommissie.
- HVN commissieleden mogen niet actief zijn in de kascommissie.
- De kascommissie mag zelf geen uitgaven doen.

De belangrijkste taak van de kascommissie is het controleren van de jaarrekening(kascontrole). Ook mag de kascommissie zich uitspreken over het gevoerde financiële beleid. Tijdens de ALV brengt de kascommissie verslag uit over de jaarrekening. De kascommissie zal de leden adviseren wel of niet decharge te verlenen aan het volledige bestuur. Decharge kan pas worden verleend als een meerderheid van de aanwezige HVN leden op de ALV voor decharge stemmen.

Een kascommissielid wordt gekozen tijdens de ALV voor een termijn van twee jaar. Een kascommissielid mag maximaal twee termijnen achter elkaar dienen. Liefst overlappen de termijnen van de 2 kascommissieleden elkaar.

13. Technische commissie
De technische commissie is bereikbaar voor HVN leden met vragen over techniek. Zij staat deze zo goed mogelijk te woord over technische zaken.

14. Inventaris HVN
De inventaris van de HVN dient ergens gestald te worden waar deze zo min mogelijk risico op beschadiging of vermissing loopt. Tot de inventaris behoren zaken als oude magazines, merchandise, beurstands en andere parafernalia. Ook de administratie (zowel financieel als leden) en oude bestuursstukken (notulen, agenda’s, nota’s) en draaiboeken behoren tot de inventaris. De secretaris houdt bij wat de HVN bezit en waar het fysiek is ondergebracht. Indien er voor de secretaris een vacature is, zorgt de VZ dat hij/zij op de hoogte van de inventaris is.

15. Aftreden van bestuursleden en functionarissen
Het bestuur draagt zorg voor een dusdanige regeling dat niet alle bestuursleden tegelijk gewisseld worden. (Uitzondering hierop is art 9.4 van de Statuten.) Aftredende bestuursleden proberen voor het verstrijken van hun termijn een opvolger te vinden voor hun functie. Instemming van het bestuur (en later de ALV) over de opvolger is wel een voorwaarde. Zij dragen hun functie over aan hun opvolgers en leveren de tot de HVN inventaris behorende zaken (zoals: administratie, merchandise, beursspullen, ledenlijsten, draaiboeken, stukken en andere bescheiden) in bij hun opvolger, de secretaris of aangewezen beheerder van de inventaris. Indien zij (vaste) contactpersoon zijn voor derden informeren zij deze zelf en introduceren zo mogelijk hun opvolgers.

16. Vacatures
Indien er toch vacatures ontstaan nemen de andere bestuursleden de taken en verantwoordelijkheden op zich en verdelen deze tot een nieuw bestuurslid of nieuwe functionaris gevonden is. Eventuele derden met wie contact was worden zsm op de hoogte gesteld wie hun nieuwe/tijdelijke aanspreekpunt is.
Actuele vacatures: klik hier (pdf)!

17.1 Richtlijnen declaraties
Alle kosten die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de HVN kan kunnen worden gedeclareerd. Deze kosten moeten van tevoren met het bestuur worden overlegd. Er dient, indien mogelijk, gebruik te worden gemaakt van het goedkoopste alternatief. Indien er een goedkoper alternatief beschikbaar was, is de penningmeester gerechtigd alleen de kosten die gemoeid waren met gebruik van dat alternatief te vergoeden.

17.2 Reiskosten:
Voor de reiskosten worden de volgende vergoedingen gerekend:
De trein wordt volledig vergoed, met dien verstande dat men zo goedkoop mogelijk reist. Indien men regelmatig met de trein rijdt moet men in het bezit zijn van een kortingskaart. De kortingskaart wordt dan in overleg met het bestuur voor de helft vergoed. Verder zijn de reiskosten gelijk aan die van de NS gestelde reiskosten die zich bevindt op het vervoersbewijs.

Voor de brommer, motor en auto geldt een kilometervergoeding volgens de onderstaande formule: Reiskostenvergoeding = aantal gereden kilometers X gemiddeld verbruik voertuig X gemiddelde landelijke adviesprijs brandstof die voor dat betreffende vervoersmiddel relevant is.
• Aantal gereden kilometers: Wordt bepaald door de penningmeester aan de hand van de kortste route;
• Verbruik: wordt bepaald door de penningmeester;
• Gemiddelde landelijke adviesprijs brandstof: wordt vastgesteld op de dag dat de penningmeester de declaraties uitbetaalt.

17.3 Telefoonkosten:
Telefoonkosten kunnen gedeclareerd worden. Overleg een overzicht van de gemaakte belkosten, inclusief gebelde nummers en aantoonbare relevantie voor uitvoeren van bestuurstaak aan de penningmeester.

17.4 Overige declaraties:
Verder dienen declaraties uiterlijk een week voor het verstrijken van ieder kwartaal bij de penningmeester aanwezig te zijn. Indien mogelijk moet de penningmeester in het bezit worden gebracht van vervoersbewijzen c.q. bonnen.
 

 

 


Terug naar boven

Willekeurige foto

Wie is er online

Er zijn momenteel 2 gebruikers online:
2 onbekend